For å endre tekststørrelsen, hold Ctrl/Cmd-tasten nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske

Media og krisekommunikasjon

Media og krisekommunikasjon som fag

Når krisen er et faktum, opplever de fleste kommunikasjonsmedarbeidere, at man har tilgang på altfor lite informasjon. Mediepresset er enormt, og mediene forventer klare og presise svar umiddelbart. For å møte disse forventningene og følge virksomhetens mål og strategier, er det viktig å være forberedt og opptre så strukturert og korrekt som mulig.

 

Vær forberedt

Alle virksomheter bør ha gjennomført en risikoanalyse som har avdekket de hendelser dere ser for dere kan skade virksomhetens verdier. En verdi er omdømme. Dere bør vedlikeholde kommunikasjonsstrategier og -planer med utgangspunkt i risikoanalysen. Dere må tenke at det utenkelige skjer. Hva gjør dere når krisen er et faktum, hva gjør dere ikke? Hvordan reagerer omverdenen på din krise?

 

I de fleste tilfeller vil media interessere seg ganske raskt, og skaffe seg informasjon minst like raskt som dere gjør. I dagens digitale samfunn er det vanskelig å være først ute med informasjon, og kanskje er det heller ikke ønskelig – men dere bør ha analysert den tenkte situasjonen.

 

Prioritering

Hvordan loggfører dere innkommende henvendelser og hvordan følger dere opp? Har dere verktøy for å overvåke media og sosiale kanaler, hva sies om dere og/eller situasjonen der ute? Er det noe dere trenger å svare på, følge opp? 

En god krisekommunikasjonsplan hjelper deg å ivareta omdømmet. En organisasjon som er forberedt, koordinert og trent på å håndtere det verst tenkelige scenario - har evne til å ivareta virksomhetens interesser under kommunikasjonskriser eller andre hendelser som truer virksomheten.

 

Håndteringsevne

En helhetlig beredskapsplan for din organisasjon må inneholde en strukturert plan også for kommunikasjonsavdelingen, med rolleavklaringer, prosedyrer, rutiner og sjekklister som skaper håndteringsevne i krisesituasjoner.

Et støtteverktøy for samhandling bør være felles for kommunikasjonsavdelingen og kriseledelsen, krisestab, HR-avdeling med ansvar for berørte og pårørende og salgs- og markedsavdelingen. 

 

Dere bør ha et presseregister, slik at dere vet hvor dere kan henvende dere dersom dere vil nå ut med et budskap. I en krise skal dere ikke trenger å bruke tid på å skaffe dere en slik oversikt. Det vil også være nyttig å ha et register med forhåndsgodkjente budskap fra egen ledelse. Både til daglig, og i en krise. Slik slipper dere å bruke tid på å få tak i, og få godkjent en uttalelse i en stresset situasjon. Kommunikasjonsavdelingen må ha klare mandat og myndighet, også i en krise – ledelsen har nok å gjøre og skal håndtere situasjonen på et strategisk plan.

 

Ved å ha en aktivitetskalender lett tilgjengelig kan dere enkelt ta grep ved en hendelse. Har dere aktiviteter som må stoppes? Kan budskapet i en pågående kampanje oppfattes som upassende?Kanskje bør dere prioritere annerledes nå?

 

Overvåk eksterne kilder 

Hva sier media?. Er det noe dere trenger å svare på eller følge opp? Skal dere involvere dere på sosiale medier, og har dere kapasitet til å følge opp? Del relevant informasjon med organisasjonen for øvrig, og be om bistand der det trengs.

 

Fagartikler på beredskapsbloggen

 

Om du ønsker å lese deg opp på faglige artikler knyttet til media og krisekommunikasjon, anbefaler vi å se nærmere på beredskapsbloggen.no.

 

Der kan du blant annet lese om hvordan du kan styrke bedriftens omdømme under en krise.

Dette vil hjelpe deg:

  • Ha oversikt over daglige henvendelser med oppfølgingsbehov
  • En plan og struktur for utvikling og vedlikehold av krisekommunikasjonsplaner
  • Oppdaterte planverk og gode rutiner
  • Oppdatert kontaktregistre for virksomheten og pressekontakter
  • En budskapsdatabank med forhåndsgodkjente uttalelser
  • Avklarte roller og ansvarsfordeling
  • Oversikt over kommunikasjonsaktivitetene
  • Et effektivt verktøy for informasjon og kommunikasjon med interessenter

Eksempler på moduler for media og krisekommunikasjon i CIM