For å endre tekststørrelsen, hold Ctrl/Cmd-tasten nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske

Personell og pårørende

Oversikt
Del på

Håndtering av personell og pårørende

Når en organisasjon blir rammet av en hendelse som involverer menneskers liv og helse vil dette forsterke behovet for registrering og informasjonskontroll. Pårørende under en krise har et stort informasjonsbehov, og er desperate etter å få vite hvordan deres nærmeste har det. De er i en fase preget av sjokk, og mange berørte vil oppleve en følelse av lammelse, indre kaos og uvirkelighet.

 

I en tidlig fase av en krise er det gjerne kaotisk, og det finnes ofte lite og upresis informasjon. Med riktige verktøy og gode rutiner kan pårørendehåndtering gjennomføres på en profesjonell måte. 

 

Vær forberedt

Mange organisasjoner mangler systemer og rutiner for håndtering av pårørende og andre rammede når krisen inntreffer. Organisasjonen trenger ikke være stor for å ha egne ansatte som har håndtering av pårørende som spesialfelt. Både størrelsen på organisasjonen og hendelsen vil avgjøre hvor mange personer som vil ha dette som sitt arbeidsområde.

 

I dagens mediebilde flyter informasjon raskt. Berørte og rammede har ofte tilgang til bilder og annen informasjon i sosiale medier og på nett før virksomheten har etablert sin kriseorganisasjon. Det bør derfor være gode rutiner for å produsere og kvalitetssikre informasjon til berørte og rammede. Dette kan være informasjon av praktisk art, men viktigst av alt; informasjon om deres nærmeste og situasjonen.

 

Uavhengig av størrelsen på hendelsen er det hensiktsmessig å ha et sted hvor pårørende kan møte opp og få informasjon direkte fra organisasjonen. Ulike grupper av rammede vil ha behov for forskjellig informasjon og oppfølging. I kaotiske situasjoner som kriser ofte er, er det viktig å ha verktøy som hjelper organisasjonen å samle inn og strukturere alle henvendelser fra personer som føler seg berørt av hendelsen. Det forventes mer av organisasjoner under kriser enn i daglig drift.

 

Sikkerhet i hverdagen

I en stadig mer internasjonal verden er  ansatte, studenter og andre relevante relasjoner spredd rundt om i ulike land og verdensdeler, og enten de er på reise eller har fast bopel i utlandet utsettes de for stadig større risiko. Som ansvarlig virksomhet må du sørge for sikkerheten til dine, uansett hvor i verden de befinner seg.

 

Om man blir utsatt for jordskjelv, tsunami, terror eller plutselig befinner seg i et område med høy risiko, forventer man en viss grad av støtte fra sin arbeidsgiver eller organisasjon. Hvem ville ikke ønske seg et situasjonsbilde på hvor sine egne  befant seg 22. juli, eller under jordskjelvet i Japan? Bare å få høre fra sin arbeidsgiver ville gjort en stor forskjell for de fleste.  

 

Verktøystøtte for profesjonell håndtering

For å kunne håndtere pårørende i en krise bør du ha et verktøy å støtte deg på. Du må kunne registrere berørte og rammede, samt loggføre henvendelser og aktivitet. Et godt verktøy gir deg også muligheten til å sende oppdatert informasjon til alle berørte personer. Det er en fordel hvis systemet kan integreres med dine personalsystemer, som ved en hendelse vil gi deg oversikt over hvem som var på vakt, ombord på flyet, ombord på båten eller ute på oljeplattformen. 

 

Fagartikler på beredskapsbloggen

 

Om du ønsker å lese deg opp på faglige artikler knyttet til personell og pårørende, anbefaler vi å se nærmere på beredskapsbloggen.no.

 

Der lanserer vi ukentlig nye artikler knyttet til sikkerhet og beredskap, og tar for oss alt fra risikoanalyser, krisehåndtering og kvalitetsstyring med mer.

 

-> Pårørendehåndtering under kriser

 

-> Hvorfor virksomheten din bør etablere en pårørendetelefon

Det er kritisk å ha erfarne og trente medarbeidere hvis dere selv skal håndtere en pårørendetelefon, og  her er det én regel som gjelder: Fakta og bekreftet informasjon. Informasjonen til de pårørende skal være konkret og enkel og forstå. Vær ærlig, men samtidig empatisk.

 

I dagens digitale samfunn spres rykter og spekulasjoner fort, og det kan være vanskelig å være først ute med informasjon. Kanskje er det heller ikke ønskelig. Uansett må informasjonen du som ansvarlig virksomhet gir være korrekt. Dette krever forberedelser. Punktene nedenfor bidrar til å demme opp for rykter og spekulasjoner fra sosiale medier:

  • Forbered pårørendesvar. I starten av en hendelse har man ofte ikke mye å meddele, men det oppleves mer betryggende for de pårørende at man tar telefonen og forteller at man jobber med å skaffe seg oversikt
  • HR/personalavdelingen og kommunikasjon bør fortløpende utarbeide pårørendesvar med oppdatert informasjon
  • Kommuniser med de som har ansvar for ekstern kommunikasjon, vær oppdatert på hva dere formidler til media. Dette vil være pårørendes kunnskap forut for samtalen med deg
  • Hvis berørte ringer inn - be dem ta kontakt med sine nærmeste så fort som mulig
  • Etter politiinstruksen § 10-6 og § 12-2 har politiet ansvar for varsling av pårørende når noen er savnet, skadet eller omkommet når dette skyldes ulykke, kriminelle handlinger eller andre alvorlige hendelser. Det kan ikke formidles fra en pårørendetelefon.

Med det rette verktøyet kan du i tillegg til registrering, også varsle og kommunisere med dine ansatte og deres pårørende.

Eksempler på moduler for personell og pårørendehåndtering i CIM