For å endre tekststørrelsen, hold Ctrl/Cmd-tasten nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske

Personell og pårørende

Oversikt
Del på

Håndtering av personell og pårørende

Når en organisasjon blir rammet av en hendelse som involverer menneskers liv og helse vil dette forsterke behovet for registrering og informasjonskontroll ytterligere. Pårørende under en krise har et stort informasjonsbehov, og er desperate etter å få vite hvordan deres nærmeste har det. De er i en fase preget av sjokk, og mange berørte vil oppleve en følelse av lammelse, indre kaos og uvirkelighet. I en tidlig fase av en krise er det gjerne kaotisk, og det finnes ofte lite og upresis informasjon. De berørte vil i mange tilfeller ta kontakt med dem de tror kan ha informasjon. Med riktige verktøy og gode rutiner for håndtering av de involverte og pårørende kan dette gjennomføres på en profesjonell måte.

 

Pårørendehåndtering under kriser

 

Når hendelsen først har inntruffet er det nesten uten unntak den rammede organisasjonen de involverte og pårørende kontakter. «Alle» vet at det er politiet som skal håndtere denne kontakten, men kun å henvise til dem vil fremstå som om den involverte organisasjonen ikke tar ansvar for sine ansatte.

 

-> Beredskapsbloggen: Pårørendehåndtering under kriser

 

Pårørendehåndtering

Mange bedrifter mangler systemer og rutiner for håndtering av pårørende og andre rammede når krisen inntreffer. Bedriften trenger ikke være stor for å ha egne ansatte som har håndtering av pårørende som spesialfelt. Både størrelsen på bedriften og hendelsen vil avgjøre hvor mange personer som vil ha dette som sitt arbeidsområde.

I dagens mediabilde flyter informasjon raskt. Berørte og rammede har ofte tilgang til bilder og annen informasjon i sosiale medier og på nett før virksomheten har etablert sin kriseorganisasjon. Det bør derfor være gode rutiner for å produsere og kvalitetssikre informasjon til berørte og rammede. Dette kan være informasjon av praktisk art, men viktigst av alt; informasjon om deres nærmeste og situasjonen.

 

I tillegg er det hensiktsmessig å ha et sted hvor pårørende kan møte opp og få informasjon direkte fra bedriften uansett om det er en liten eller stor hendelse. Ulike grupper av rammede vil ha behov for forskjellig informasjon og oppfølging. I kaotiske situasjoner som kriser ofte er, er det viktig å ha verktøy som hjelper organisasjonen å samle inn og strukturere alle henvendelser fra personer som føler seg berørt av hendelsen. Det forventes mer av organisasjoner under kriser enn i daglig drift.

 

Personell og pårørendehåndtering i CIM

 

Verktøystøtte for profesjonell pårørendehåndtering

CIM har moduler som gir deg muligheten til å registrere berørte og rammede, samt loggføre alle henvendelser. Her loggføres all kommunikasjon og innringere/berørte får referansenummer for økt kvalitet i dialogen med organisasjonen. Fullt integrert i CIM vil du også kunne sende oppdatert informasjon til alle registrerte innringere og berørte personer. Systemet kan også integreres med ulike personalsystemer, som ved en hendelse vil gi deg oversikt over hvem som var på vakt, ombord på flyet, om bord på båten eller ute på oljeplattformen. Eksempler på slike integrert systemer er Helikopterbookingsystemet DaWinci, HR systemet PeopleSoft, bookingsystemet NBI, etc. CIM har også egne verktøy for registrering og oppfølging av personer som møter på mottakssenter og eventuelle evakueringssteder.

 

For å betjene et slikt verktøy må man ha erfarne og trente medarbeidere i alle posisjoner. Eksempelvis er arbeidet knyttet til pårørendetelefon kritisk. Her er det én regel som gjelder: Fakta og bekreftet informasjon. Informasjonen til de pårørende skal være konkret og enkel og forstå. Vær ærlig, men samtidig empatisk.

 

-> Beredskapsbloggen: Hvorfor virksomheten din bør etablere en pårørendetelefon

 

Punktene nedenfor bidrar til å demme opp for rykter og spekulasjoner fra sosiale medier:

  • Gjør klar et pårørendesvar. I starten har man ofte ikke mye å meddele, men det oppleves mer betryggende for de pårørende at man tar telefonen og forteller at man jobber med å skaffe seg oversikt
  • HR og kommunikasjon bør fortløpende utarbeide pårørendesvar med oppdatert informasjon
  • Sørg for at kommunikasjonsavdelingen oppdaterer dere på hva de formidler til media. Dette vil være pårørendes kunnskap forut for samtalen med deg
  • Hvis berørte ringer inn - be dem ta kontakt med sine nærmeste så fort som mulig

Etter politiinstruksen § 10-6 og § 12-2 har politiet ansvar for varsling av pårørende når noen er savnet, skadet eller omkommet når dette skyldes ulykke, kriminelle handlinger eller andre alvorlige hendelser. Det kan ikke formidles fra en pårørendetelefon.

 

Sikkerhet i hverdagen

I en stadig mer internasjonal verden med ansatte, studenter og andre relevante relasjoner spredd rundt om i verden, enten de er på reise eller har fast bopel i utlandet utsettes de stadig større risiko. Som ansvarlig virksomhet må du sørge for sikkerheten til dine.

 

Enten man blir utsatt for jordskjelv, tsunami, terror eller plutselig befinner seg i et område med høy risiko for tap av liv og helse, forventer man en viss grad av støtte fra sin arbeidsgiver eller organisasjon. Hvem ville ikke ønske seg et situasjonsbilde på hvor mine ansatte befant seg 22. juli eller under jordskjelvet i Japan? Bare å få høre fra sin arbeidsgiver ville utgjort en stor forskjell.

 

Med CIM kan du varsle dine ansatte, studenter og andre og be mottaker om å oppgi sin posisjon, som også ivaretar personvernet. Med ett tastetrykk får du oversikt over hvor de befinner seg. Har du en supporttjeneste, for eksempel i HR-avdelingen, kan du umiddelbart starte dialogen på en kryptert kanal på din smarttelefon. I en krisesituasjon er det viktig å isolere de som er berørt, og i CIM kan man gruppere mottakerne på geografiske posisjoner og andre relevante segmenteringsverdier for å kommunisere med en eller flere samtidig.

 

Ønsker du å se hvordan Utenriksdepartementet ved hjelp av CIM ivaretar din sikkerhet på reise? Gå til reiseregistrering.no før din neste utenlandsreise. Du kan også lese mer om dette på denne bloggartikkelen.

 

CIM gir deg:

  • oversikt over ansatte og nærmeste pårørende
  • oversikt over berørte og rammede
  • bedre kommunikasjon og informasjonsflyt, internt og eksternt
  • mer tid til berørte og rammede
  • mulighet til å chatte på kryptert kanal via smarttelefon
  • mulighet til eksportere og utveksle lister over berørte og rammede
  • en mulighet til å gjøre den viktige og langsiktige oppfølgingen av berørte personer under kriser.
  • Mulighet til å integrere med politiets system for registrering av savnede personer (DIR)

 

Fagartikler på beredskapsbloggen

Om du ønsker å lese deg opp på faglige artikler knyttet til personell og pårørende, anbefaler vi å se nærmere på beredskapsbloggen.no. Der lanserer vi ukentlig nye artikler knyttet til sikkerhet og beredskap, og tar for oss alt fra risikoanalyser, krisehåndtering og kvalitetsstyring med mer.