'

For å endre tekststørrelsen, hold Ctrl/Cmd-tasten nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske

The Tall Ships Races

Oversikt
Del på
TSR håndterte festival i CIM

Slik holdt Ålesund kommune kontrollen over Europas største gratis familiefest  

Tenk deg at du skal arrangere Europas største gratis familiefest med flere tusen gjester og hundrevis av båter. Tenk deg alle oppgavene du må forberede og alle folkene som er engasjert for å gjøre dette til et vellykket arrangement. Og tenk hvor viktig det er å planlegge for alle mulige uønskede hendelser så dere vet hva dere skal gjøre hvis noe skjer. For hva gjør du når alarmen går og et par fortvilede foreldre melder sin lille seks år gamle sønn forvunnet i den store folkemengden? The Tall Ships Races i Ålesund 2015 ble en suksess takket grundige forberedelser og en gjennomarbeidet beredskapsplan.

 

Når en uønsket hendelse inntreffer

The Tall Ships Races er et årlig, internasjonalt seiltreningsarrangement. Sommeren 2015 var Ålesund en av vertsbyene, og det ble arrangert en storslagen folkefest som varte i hele fire dager. Arrangementet ble vellykket takket være et langsiktig og grundig fokus på beredskap og krisehåndtering i Ålesund kommune. For alt ble nemlig satt på prøve da en liten, lyshåret gutt, iført en rød Manchester United drakt, ble borte fra foreldrene i den store folkemengden. De fortvilte foreldrene prøvde først å finne han selv, men de fant han ikke og kontaktet politiet som varslet arrangementskomiteen. Nå var gode råd dyre, og heldigvis hadde beredskapsorganisasjonen beskrevet og øvd på en tilsvarende hendelse da de gjennomførte en ROS-analyse i forkant av arrangementet. I beredskapsplanen lå det en klar instruks på hva de skulle gjøre hvis et barn ble borte fra foreldrene.

 

Etter 15 minutter ble den lille gutten ble funnet og overlevert til de bekymrede foreldrene. Selv politiet var forundret over hvor raskt og enkelt det løste seg.

- Jeg vil ikke spekulere i hva som kunne ha skjedd, men heller poengtere hvor viktig det er med grundige forberedelser, at man har et overordnet prosjektstyringsverktøy og at organisasjonen er drillet i hva man skal gjøre når noe skjer, sier Albert E. Gjørtz, prosjekt- og beredskapsleder i Ålesund kommune. - Hendelsen testet kjernen i beredskapen vår, og vi bestod heldigvis med glans.

 

Tidlig bruk av CIM 

Ålesund innførte CIM allerede i 2010, og var således blant de første kommunene i Norge. Albert E. Gjørtz var beredskapsleder i kommunen og hadde gode erfaringer med bruk av løsningen som krisehåndteringsverktøy og han ønsket å bruke CIM som et prosjektstyringsverktøy da han fikk jobben som prosjektleder for The Tall Ships Races.   

- Som beredskapsleder var det min oppgave å tenke beredskap i alle ledd. Jeg skulle forsterke en beredskapsorganisasjon, og skape den folkefesten Ålesund ønsket seg, på en trygg og oversiktlig måte, sier Gjørtz. – Jeg begynte planleggingen av arrangementet allerede i 2013.

 

Et så stort arrangement krever grundige forberedelser og et stort støtteapparat. The Tall Ships Races bestod blant annet av ni arrangementskomiteer og 400 frivillige. Beredskapsorganisasjonen var basert på kommunens beredskapsplanverk og nødetatenes egne planverk. Det ble i tillegg opprettet en egen operasjonssentral for arrangementet. 

 

Skreddersydde moduler i CIM 

Og hvordan var det arrangørene tilrettela den gode beredskapskulturen som lå til grunn for hele arrangementet, og som løste hendelsen med gutten på en så kontrollert måte?

Med så mange forskjellige oppgaver og så mange involverte, hadde de behov for et prosjektstyringsverktøy som var enkelt i bruk og samtidig ga den integrasjonen mot tjenester de hadde behov for. 

I dialog med One Voice ble løsningen skreddersydde moduler i CIM, som tilrettela for kontinuerlig informasjonsflyt, enkle verktøy og samlet alle oppgaver på ett sted. Disse modulene ble brukt: 

 

Møtemodul – med denne modulen fikk arrangementsgruppen og alle komiteene en felles plattform for å dele all kommunikasjon, som planverk og møtereferater. Alle møteinnkallelser som ble sendt ut, inneholdt agenda for møtene. Møtereferat ble skrevet direkte i møtene og gjort tilgjengelig for alle i komiteene ved møtets slutt. Slik ble det enklere for alle å holde seg oppdatert til enhver tid. 

 

Oppgavemodul – for å tydeliggjøre ansvar og fordele oppgaver, ble det opprettet en oppgavemodul med tidsfrister, meldinger og et rapporteringssystem for bekreftelse på utførte oppgaver. 

 

Rapporteringsmodul – skreddersydde evalueringsmaler gjorde det enkelt å hente inn nødvendig informasjon til evalueringer underveis, samt evalueringsrapporter. Et viktig element for gjennomføringen av arrangementet var at det skulle være enkelt for alle frivillige å melde fra om avvik og uønskede hendelser.  

 

«Jeg vil helt klart anbefale andre kommuner å bruke CIM som et overordnet prosjektstyringsverktøy ved planlegging av små eller store arrangementer»

 

Effektiv opplæring 

Beredskapsorganisasjonen begynte tidlig med opplæring og beredskapstrening. Alle i arrangementskomiteene fikk grundig opplæring i CIM, og de enkelte komiteene hadde ansvar for opplæring av de frivillige. Alle de 400 frivillige ble registrert i CIM med navn, mobilnummer og mailadresse, slik at komiteene kunne sende informasjon på SMS og mail både i forkant og under arrangementet. Gjennom et enkelt grensesnitt i nettleser kunne de frivillige melde inn avvik uten å være inne i selve CIM-installasjonen, noe som lettet arbeidet og, ikke minst, senket terskelen for avvikshåndtering. 

 

ROS analyse 

Fokus på HMS og beredskap lå til grunn for hele arrangementet, og organisasjonsgruppa samarbeidet tett med politiet og redningstjenestene både før og under arrangementet. Sammen gjennomførte de en ROS-analyse i forkant av arrangementet for å kartlegge mulige uønskede hendelser, som for eksempel brann på land eller i båt, bombeterror, mann over bord, evakuering, livstruende vold i store folkemasser og bortkommet barn. Målet var å etablere en tydelig handlingsplan for hva som skulle gjøres, og hvem som skulle gjøre det, hvis noe skjedde. 

 

Alarm! 

Og heldigvis hadde de beskrevet hva de skulle gjøre hvis et barn forsvant i beredskapsplanen. Erfaringene fra øvelsene var nå meget verdifulle og selv om stemningen i beredskapsrommet var hektisk, fulgte de rutinene og løste hendelsen som planlagt.

En SMS med beskrivelse av gutten ble sendt ut til komiteene og alle frivillige som befant seg i området. Den lyshårede og seks år gamle gutten hadde på seg en rød Manchester United drakt, og signalementet ga letemannskapene noe konkret å lete etter. Blant de mange tusen gjestene var det ikke mange små gutter i rød fotballdrakt som gikk alene. Etter 15 minutter ble den lille gutten funnet og overlevert til politiet og de bekymrede foreldrene. Det hadde vært en traumatisk opplevelse for både gutten og foreldrene, men heldigvis gikk alt bra og han ble funnet raskt.

 

All kommunikasjon fra operasjonssentralen ble loggført i prosjektstyringsverktøyet, slik at alle involverte fikk oppdatert informasjon underveis. De visste nøyaktig hva de skulle lete etter og da han endelig ble funnet, sendte operasjonssentralen ut en melding om at gutten var funnet i god behold. Alle fikk løpende informasjon og alle visste hva de skulle gjøre.

 

CIM for fremtidige arrangementer 

Valget av CIM som et overordnet prosjektstyringsverktøy, og den grundige opplæringen i løsningen for alle involverte, gjør Ålesund kommune godt rustet for kommende arrangementer og prosjekter. Mange av dem som satt i arrangementskomiteene har sentrale posisjoner i kommunen, og de har nå god erfaring med bruk av CIM.   

- Vi har høstet gode erfaringer med bruk av CIM til arrangementsstyring her i Ålesund kommune, og jeg vil helt klart anbefale andre kommuner å bruke CIM som et overordnet prosjektstyringsverktøy, ved planlegging av små eller store arrangementer, avslutter Albert E. Gjørtz. 

 

⇒ Les også Albert E. Gjørtz sin bloggartikkel om «En kommunes erfaring med arrangementstyring i CIM»beredskapsbloggen.no